Mitglieder, Vertreter, Aufsichtsrat – Erfolgreiche Gremienarbeit und Mitgliederbeteiligung bei Wohnungsgenossenschaften

Am 25. Oktober 2016 fand das 28. Symposium „Perspektiven für Wohnungsgenossenschaften“ des Instituts für Genossenschaftswesen der Universität Münster in Kooperation mit dem VdW Rheinland Westfalen e.V. statt. Spitzenvertreter aus Wohnungswirtschaft und Wissenschaft referierten vor rund 100 Teilnehmern über Erfolgreiche Gremienarbeit und Mitgliederbeteiligung in Wohnungsgenossenschaften. Die Teilnehmer diskutierten vor diesem Hintergrund darüber, Konfliktpotenziale zwischen Gremien zu beschränken und Partizipationsmöglichkeiten für Mitglieder zu schaffen. Als interessante Lösungsbeispiele stellte das Symposium unter anderem digitale Kommunikationsinstrumente zur Verbesserung der Informationsprozesse und eine Institutionalisierung des Beteiligungsmanagements vor.

v.l.n.r.:Kai Schwartz, Harald Szczygiol, Uwe Petrat, Prof. Dr. Theresia Theurl, Christoph Rehrmann, RA Alexander Rychter, Franz-Bernd Große-Wilde

RA Alexander Rychter, Verbandsdirektor des VdW Rheinland Westfalen e.V., eröffnete das Symposium und begrüßte die zahlreichen Gäste in Münster. In diesem Zusammenhang betonte Rychter die Bedeutung einer aktiven Mitgliedereinbeziehung in Entscheidungsprozesse für den wirtschaftlichen Erfolg von Wohnungsgenossenschaften. Als ein wesentliches Kriterium für eine gelungene Mitgliederbeteiligung wurde in diesem Zusammenhang ein professionelles Beteiligungsmanagement hervorgehoben, welches unterschiedliche Kommunikationskanäle bedient und mögliche Konflikte zielführend bewältigt. Dies leitete unmittelbar zu den folgenden Fachvorträgen über.

RA Alexander Rychter

In seinem Vortrag „Die Zusammenarbeit von Aufsichtsrat und Vorstand – Konfliktpotenziale und Lösungsmöglichkeiten“ thematisierte Franz-Bernd Große-Wilde, Vorstandsvorsitzender des Spar- und Bauvereins eG in Dortmund, relevante Schnittstellen zwischen den genossenschaftlichen Gremien, die es in einer zweckdienlichen Organisationsstruktur zu berücksichtigen gilt. Von besonderer Bedeutung für eine transparente und zielführende Zusammenarbeit zum Wohle der Mitglieder sind nach Große-Wilde eine bindende Berichtsabsprache zwischen Vorstand und Aufsichtsrat sowie klare Regeln für die Bedeutung von Entscheidungen in Ausschüssen. Darüber hinaus können eine externe Prüfung von Zulässigkeit und Zweckmäßigkeit der Kompetenzzuweisungen innerhalb der Genossenschaft sowie die Schärfung von Regelungen und Formulierungen in Satzung oder Geschäftsordnung die effektive Zusammenarbeit stärken. Eine Berücksichtigung dieser Notwendigkeiten in der genossenschaftsinternen Zusammenarbeit ermöglicht laut Große-Wilde eine effiziente und langfristige Informations- und Kommunikationspolitik, welche dem Vorstand eine Konzentration auf das Kerngeschäft bei hoher Transparenz für den Aufsichtsrat ermöglicht.

Franz-Bernd Große-Wilde

Der anschließende Vortrag von StB Andreas Pritschet, Mediator beim VdW Bayern e.V. unter dem Titel „Konfliktbewältigung in der Genossenschaft – Möglichkeiten erfolgreicher Mediation“ zeigte auf, dass Mediationen auf vielfältige Konfliktpotenziale innerhalb von Genossenschaften anwendbar sind. Bereits zu einer frühen Stufe eines Konfliktes können weitere Eskalationsstufen verhindert und somit ein Imageschaden für die Genossenschaft verhindert werden. Insbesondere die Konflikterhellung, welche die verdeckten und ausschlaggebenden Interessen und Bedürfnisse der Konfliktparteien aufdeckt und erarbeitet stellt laut Pritschet einen besonderen Vorteil der Mediation gegenüber Gerichtsverfahren dar. Eine Mediation ist daher darauf angewiesen, dass beide Konfliktparteien an einer zukünftigen Zusammenarbeit interessiert sind und eine eigenverantwortliche Lösung anstreben. In Genossenschaften lassen sich unterschiedliche Institutionalisierungen im Umgang mit Konflikten unterscheiden, wobei insbesondere Ombudsstellen und Schlichtungskommissionen innerhalb und außerhalb der Genossenschaften sowie die Qualifizierung einzelner Mitarbeiter zu Mediatoren die erwünschte Mitgliederbeteiligung fördern.

WP/StB Andreas Pritschet

In ihrem Vortrag „Gremien- und Mitgliederbeteiligung – Erfolgsfaktor für Wohnungsgenossenschaften“ thematisierte Univ.-Prof. Dr. Theresia Theurl, Direktorin des Instituts für Genossenschaftswesen der Universität Münster, die Potenziale und Herausforderungen der Mitgliederbeteiligung zur Sicherung eines nachhaltigen Mitgliederwertes für Wohnungsgenossenschaften. Vor diesem Hintergrund wurde eine Differenzierung von Partizipationsmöglichkeiten in Form von Entscheidungs- Kontroll- Beratungs- und Organisationsrechten der Mitglieder vorgenommen. Die Partizipation der Mitglieder wird als wertvolles Merkmal von Genossenschaften eingeschätzt und birgt aus Perspektive der Wohnungsgenossenschaften zahlreiche Vorteile. So kann ein höheres Verständnis für die Bedürfnisse der Mitglieder entwickelt werden, wodurch eine Stärkung der Unternehmensidentität erreicht werden kann, welche durch auf diese Weise gewonnene Multiplikatoren an verschiedene Stakeholder adressiert wird. Demgegenüber kann die erhöhte Beteiligung von Genossenschaftsmitgliedern auch zu zahlreichen Herausforderungen führen. So gilt es, geeignete Personen für entsprechende Partizipationsmöglichkeiten zu finden und diese Beteiligungen angemessen wertzuschätzen. Aus diesen Dimensionen ergibt sich nach Prof. Theurl die Notwendigkeit, ein strategisches Partitipationsmanagement zu etablieren, welches eine ergebnisorientierte Mitgliederbeteiligung und einen nachhaltigen Mehrwert für die Genossenschaften ermöglicht. In diesem Zusammenhang gelte es die über die gesetzlich vorgegebene Partizipation hinausgehenden Mitwirkungsmöglichkeiten gesondert zu berücksichtigen, da in diesen Beteiligungsformen Wertschätzung, Unterstützung und Kommunikation durch den Genossenschaftsvorstand von besonderer Bedeutung sind. Entsprechende Strukturen, Verantwortlichkeiten und Instrumente der Erfolgskontrolle müssen demnach im Partizipationsmanagement entwickelt und umgesetzt werden. Diese Schlussfolgerung von Prof. Theurl zeigte sich in den folgenden Vorträgen sehr konkret.

Prof. Dr. Theresia Theurl

In dem folgenden Vortrag von Christoph Rehrmann und Harald Szczygiol, Vorstandsmitglieder der gemeinnützigen Wohnstättengenossenschaft Hagen eG, wurden Möglichkeiten der Gewinnung neuer Vertreter sowie Instrumente des Beteiligungsmanagements diskutiert. Vor dem Hintergrund einer rückläufigen Entwicklung der Beteiligung, startete der Genossenschaftsvorstand vor 10 Jahren eine Aktivierungsstrategie mit der klaren Zielvorgabe, die wahrgenommene Wertschätzung der Vertreter zu verbessern, die Wahlbeteiligung innerhalb der Genossenschaft zu erhöhen und das Durchschnittsalter in der Vertreterversammlung zu senken. Umgesetzt werden konnte dies, indem ein kontinuierlicher und ehrlicher Austausch mit den Vertretern initiiert worden ist, um die Einfluss- und Beteiligungsmöglichkeiten der Mitglieder stärker umzusetzen und auch zu kommunizieren. Darüber hinaus konnten durch Wahlpartys bei Vertreterwahlen jüngere Mitgliedergruppen von Vorstand und Mitarbeitern der Genossenschaft angesprochen, aktiviert und eingebunden werden. Durch eine konsequente Umsetzung der gewählten Maßnahmen konnten die formulierten Zielvorstellungen realisiert werden.

 
Christoph Rehrmann, Harald Szczygiol

Im Anschluss referierte Kai Schwartz, Vorstandsvorsitzender der Baugenossenschaft Freie Scholle eG in Bielefeld, über die organisatorische Umsetzung weiterentwickelter Partizipationsmöglichkeiten. Aus dem Selbstverständnis abgeleitet, die lokale Marktführerschaft für gutes Wohnen auszubauen und zu diesem Zweck eine über gesetzliche Vorgaben hinausgehende Beteiligung der Mitglieder zu ermöglichen, hat sich die Baugenossenschaft dazu entschieden, eine quartiersbezogene erweiterte Selbstverwaltung zu institutionalisieren. In einem umfassenden Verfahren, in welchem Siedlungsräte, Mitarbeiter, Aufsichtsrat und Vorstand in Arbeitsgruppen gemeinsam Formen und Strukturen der Mitgliederbeteiligung diskutiert haben, konnte ein gemeinsames Bewusstsein für die Anforderungen und Möglichkeiten einer breiten Beteiligungsbasis geschaffen werden. Als wichtige Erkenntnisse konnte die Führungsebene um Herrn Schwartz eine Stärkung der anlassbezogenen Beteiligungsformen, eindeutige Schnittstellen zwischen Mitgliedern und Verwaltung sowie eine Erhöhung der Einflussmöglichkeiten gewählter Haussprecher identifizieren. Die entsprechende Umsetzung und Institutionalisierung innerhalb der Genossenschaft soll zukünftig durch eine Stabsstelle im Vorstand für das Beteiligungsmanagement sichergestellt werden.

Kai Schwartz

Der abschließende Vortrag „Digitale Integration von Mitgliedern und Mietern - Bessere Ergebnisse durch bessere Information?“ von Uwe Petrat, Vorstandsmitglied der Wohnbau Detmold eG, verdeutlichte die Möglichkeiten digitaler Kommunikation zur Beteiligung von Genossenschaftsmitgliedern. In diesem Zusammenhang diskutierten die Teilnehmer über aktuelle technische Möglichkeiten, strategische Herangehensweisen bei der Nutzung verschiedener Kommunikationskanäle sowie die zukünftige Einbindung digitaler Strukturen in die strategischen Planungen von Wohnungsgenossenschaften. Als zentrale Herausforderung benannte Herr Petrat die Weiterentwicklung digitaler Informationsübermittlung in einen Kommunikationsprozess. Insbesondere die Etablierung eigener sozialer Netzwerke sei in diesem Zusammenhang ein Hindernis. Grundsätzlich ergeben sich für eine Berücksichtigung von Digitalisierungsprozessen in den strategischen Planungen von Wohnungsgenossenschaften zahlreiche Anwendungsfelder, die zu Wettbewerbsvorteilen führen können. Das nächste Symposium für Wohnungsgenossenschaften wird am 28. März 2017 stattfinden.

Uwe Petrat