Digitalisierung – Ein verdrängtes Thema für Wohnungsgenossenschaften

Am 19. Oktober 2017 fand das 30. Symposium „Perspektiven für Wohnungsgenossenschaften“ des Instituts für Genossenschaftswesen der Universität Münster in Kooperation mit dem VdW Rheinland Westfalen e.V. statt. Vertreter aus der Digitalbranche sowie der genossenschaftlichen Wohnungswirtschaft referierten vor rund 130 Teilnehmern über digitale Strategien in Wohnungsgenossenschaften und welche Wettbewerbsvorteile daraus entstehen können. Die Teilnehmer diskutierten vor diesem Hintergrund über Aufgaben und Herausforderungen der Implementierung digitaler Prozesse und die Anforderungen an ein professionelles Datenmanagement. Insbesondere Maßnahmen im Bereich der Datensicherheit sowie die strategische Ausrichtung der Informationsverarbeitung zur Vorteilsgewinnung für Genossenschaftsmitglieder wurden intensiv beleuchtet.

v.l.n.r.: Dirk Grünberg, Holger Grüneberg, Wolf-Bodo Friers, Prof. Dr. Theresia Theurl, RA Alexander Rychter, Marko McLachlan, nicht auf dem Foto: Prof. Dr. Mathias Fischer, Markus Wessel

RA Alexander Rychter, Verbandsdirektor des VdW Rheinland Westfalen e.V., eröffnete das Symposium und begrüßte die zahlreichen Gäste in Münster. Nach einer kurzen Übersicht bereits bestehender digitaler Prozesse in der Wohnungswirtschaft hob Rychter die Möglichkeit hervor, durch die Digitalisierung zahlreicher Arbeitsschritte langwierige Planungsverfahren entscheidend zu beschleunigen. Auch die mittelfristige Umsetzung der Energiewende in Deutschland wird laut Rychter nur gelingen können, wenn sich die Digitalisierung der Wohnungswirtschaft in den nächsten Jahren kontinuierlich weiterentwickelt. Hierzu bedürfe es individuell angepasste Strategien der Wohnungsgenossenschaften. Dies leitete unmittelbar zu den folgenden Fachvorträgen über.

RA Alexander Rychter

In ihrem Vortrag „Digitalisierung – Wo ist sie für Wohnungsgenossenschaften wichtig und wie ist sie zu managen?“ stellte Univ.-Prof. Dr. Theresia Theurl, Direktorin des Instituts für Genossenschaftswesen der Universität Münster, die Potenziale digitaler Geschäftsbereiche für Wohnungsgenossenschaften dar und leitete daraus zentrale Handlungsnotwendigkeiten zur erfolgreichen Implementierung ab. Im Spannungsfeld aus digitalen und analogen Prozessen gilt es laut Prof. Theurl in diesem Zusammenhang eine gelungene Mischung zu finden, um die Kosten- und Innovationsvorteile zu nutzen, die durch den digitalen Umgang mit Informationen ermöglicht werden.

Prof. Dr. Theresia Theurl

„Das disruptive Potenzial der Digitalisierung in der Wohnungswirtschaft wird oftmals verkannt. In allen Bereichen der Wertschöpfungskette von Wohnungsgenossenschaften haben Informationen und deren effiziente Nutzung eine hohe Relevanz. Von der Projektsteuerung über Smart Home-Angebote bis hin zum Portfoliomanagement werden digitale Prozesse erforderlich sein. Auch wenn im Gegenteil zu vielen anderen Branchen nicht mit neuen Wettbewerbern zu rechnen ist, werden digitale Kompetenzen maßgeblich über den zukünftigen Erfolg in der Wohnungswirtschaft entscheiden.“, zeigte Prof. Theurl wichtigen Digitalisierungsbedarf in Wohnungsgenossenschaften auf. Entscheidend für eine erfolgreiche strategische Orientierung ist laut Prof. Theurl die Identifikation und Gestaltung potenzieller digitaler Prozesse in Wohnungsgenossenschaften. In diesem Zusammenhang gilt es unter anderem zwischen hohen Anfangsinvestitionen und einer erhöhten Transparenz abzuwägen. Von besonderer Bedeutung sei hierbei eine langfristige Perspektive in der Beurteilung einzunehmen und die Digitalisierung als kleinteilige und dauerhafte Aufgabe wahrzunehmen. Sowohl die Integration unterschiedlicher IT-Lösungen in ein strukturiertes Gesamtsystem, als auch die umfassende Kommunikation mit Mitarbeitern, um potenziellen Verlustängsten zu begegnen, sind weitere Bestandteile eines umfassenden Managementansatzes für Wohnungsgenossenschaften. Die Komplexität und auch die Notwendigkeit der Umsetzung eines solchen Ansatzes zeigten sich in den folgenden Vorträgen sehr konkret.

Prof. Dr. Mathias Fischer

Der Titel des anschließenden Vortrages von Prof. Dr. Mathias Fischer, Leiter des Arbeitsbereiches „IT-Security and Security Management“ an der Universität Hamburg, lautete „IT-Sicherheit in einer vernetzten Welt“. Prof. Fischer verdeutlichte in seinem Vortrag die Bedeutung eines umfassenden Datenschutzes aufgrund der Vernetzung persönlicher Daten auf zahlreichen digitalen Endgeräten und Dienstleistungsplattformen des täglichen Gebrauchs. Während die Anzahl an Sicherheitslücken und Hacker-Angriffen in den letzten Jahren kontinuierlich gestiegen ist und das Internet hinsichtlich der Sicherheitslage bereits als kritische Infrastruktur angesehen werden muss, werden sich durch die Erweiterung der Anwendungen auf das Internet der Dinge und die Industrie 4.0 zahlreiche neue Angriffspunkte auf sensible Datenströme ergeben. „Als Ursprung dieser schlechten Sicherheitslage kann eindeutig die Software identifiziert werden. Bereits bei Software mit moderater Komplexität kann Sicherheit nicht mehr gewährleistet werden. Oftmals vergehen zudem Monate oder Jahre, bis ein erfolgreicher Cyber-Angriff erkannt wird. Das Volumen dieser kriminellen Schattenwirtschaft beträgt mindestens 70 Milliarden Euro. Tendenz steigend.“, fasste Prof. Fischer die bestehende Problematik der Sicherheitslage zusammen. Darüber hinaus betonte der Experte für IT-Sicherheit die Notwendigkeit eines aktiven Sicherheitsmanagements, welches als kontinuierlicher Prozess in der Unternehmenskultur verankert werden müsse. In Kombination mit einem Informationsaustausch über Bedrohungen und Gegenmaßnahmen besteht jedoch, Prof. Fischers Ausführungen folgend, durch eine geeignete Sicherheitsarchitektur die Möglichkeit das Risiko für Unternehmen erheblich zu verringern.

Wolf-Bodo Friers

Wolf-Bodo Friers, Vorstandssprecher der Baugenossenschaft Langen eG, gab den Teilnehmern im Anschluss zum Thema „Think Big - Start Small. Aus der Praxis der Digitalisierung einer Genossenschaft – Strategie, Fallstricke und Rahmenbedingungen der digitalen Transformation“ einen Einblick in die Umsetzung einer Digitalisierungsstrategie. Nach einer ersten Planungsphase durch den Vorstand der Wohnungsgenossenschaft hat insbesondere die Auseinandersetzung mit der europäischen Datenschutzgrundverordnung zu der Erkenntnis geführt, die Digitalisierungsstrategie gemeinsam mit einem externen Partner zu realisieren. „Die umfassende Digitalisierung unserer Prozesse hält zahlreiche Hürden und Herausforderungen bereit. Die kontinuierliche Kommunikation mit den Mitarbeitern und Mitgliedern zur Identifikation von lohnenswerten Digitalisierungspotenzialen hat sich als wesentliche Triebfeder unserer erfolgreichen Strategie etabliert. Es gibt zahlreiche Möglichkeiten digitale Prozesse anzustoßen, sodass die Auswahl der richtigen Geschwindigkeit entscheidend ist. Man darf niemanden überrumpeln und muss schnell Erfolgserlebnisse erzeugen.“, zeigte sich Friers zufrieden mit dem bisher Erreichten. Insbesondere die langfristige Bündelung von zeitintensiven Ressourcen sollte laut Friers bereits zu Beginn der Planung berücksichtigt werden, um einen erfolgreichen Prozess auch langfristig sicherzustellen.

Holger Grüneberg

Der anschließende Vortrag „Datenschutz bei Wohnungsgenossenschaften – Eine wichtige Rahmenbedingung der Digitalisierung“ von Holger Grüneberg, Project Manager Digitization bei der Ritterwald Unternehmensberatung GmbH, zeigte die grundsätzlichen Veränderungen im Rechtsrahmen des Datenschutzes auf und welche Konsequenzen dies auch für Wohnungsgenossenschaften haben kann. Laut Grüneberg sollte in Zukunft mit großer Sorgfalt darauf geachtet werden, personenbezogene Daten in Übereinstimmung mit der Datenschutzgrundverordnung zu verarbeiten. Die Präzisierung und Ausweitung der Betroffenenrechte verpflichte auch Wohnungsgenossenschaften zu einem noch umfangreicheren Datenmanagement. Insbesondere die Zweckbindung der Datenerhebung sowie die Verarbeitung durch Dritte müssten in diesem Zusammenhang mit Bedacht gehandhabt werden. „Bezüglich der Regelungen zur Auftragsverarbeitung durch Dritte ist es ratsam, mit verlässlichen europäischen Partnern zusammenzuarbeiten um sich erheblichen Bürokratie- und Koordinationsaufwand zu ersparen.“, gab Grüneberg den Teilnehmern einen wertvollen Hinweis mit auf den Weg.

Markus Wessel

Markus Wessel, Geschäftsführer der Universal Home GmbH, präsentierte in seinem Vortrag „Smart home ready for take-off? Was smarte Lösungen können und was nicht“ aktuelle Kooperationsprojekte zur Entwicklung digitaler Produkte für die Wohnungswirtschaft. Während die Diskussion um digitale Anwendungen aktuell aus Perspektive der technischen Umsetzbarkeit geführt werde, müsste laut Wessel ein Perspektivwechsel zu den Bedürfnissen der Kunden erfolgen. „Die Berücksichtigung emotionaler Anreize bei Kaufentscheidungen ist insbesondere im Smart Home-Bereich von enormer Bedeutung. Wir sprechen nicht von Gebäude-Automation, sondern davon einen substanziellen Kundennutzen an den Beginn aller Überlegungen zu stellen. Dies stellt für jedes Unternehmen eine große Herausforderung dar, sodass wir uns dazu entschieden haben, diese gemeinsam in einem Netzwerk anzugehen.“, fasste Weber die Vorteile eines kooperativen Vorgehens bei der Umsetzung von Digitalisierungsstrategien treffend zusammen.

Dirk Grünberg

In seinem Vortrag „Digitale Kunden- und Mitgliederbeziehungen – Der Weg in die Zukunft“ zeigte Dirk Grünberg, Leiter des Wohnservice des Selbsthilfe-Bauverein eG Flensburg den Weg der Wohnungsgenossenschaft hin zu einem Online-Portal für die Mitglieder auf. „Wir haben uns gefragt, über welche Kanäle unsere Mitglieder bevorzugt Kontakt zu uns aufnehmen und wie wir diese Kommunikation effizienter gestalten können, ohne an Service-Leistung zu verlieren.“, zeigte Grünberg die ursprünglichen Überlegungen der Verantwortlichen auf. Im Anschluss an diese Überlegungen sei es mit dem Aareon CRM-Syste gelungen die Interessen der Wohnungsgenossenschaft und ihrer Mitglieder durch Zeitersparnisse sowie erhöhte Transparenz und Serviceleistungen in Einklang zu bringen um einen Wettbewerbsvorteil am Markt zu erlangen. „Auf Grundlage eines umfassenden Vorbereitungs- und Einführungskonzeptes konnten wir sowohl Mitarbeiter als auch Mitglieder von den Vorteilen eines Service-Portals überzeugen. Wir werden durch eine laufende Optimierung des Portals die Qualität für unsere Mitglieder weiter steigern und sind davon überzeugt eine lohnenswerte Veränderung vorgenommen zu haben.“, zeigte sich Dirk Grünberg optimistisch bezüglich der weiteren Entwicklung des Online-Portals.

Marko McLachlan

Den Abschluss des Symposiums bildete der Vortrag von Marko McLachlan, Leiter Organisation und IT der Baugenossenschaft Freie Scholle Bielefeld eG, zu dem Thema „Licht im Dokumentendschungel - Digitales Dokumentenmanagement effizient und sicher gestalten“. McLachlan präsentierte den Teilnehmern des Symposiums die Herausforderungen bei der vollständigen Digitalisierung des Archives der Baugenossenschaft. Nach der Aufbereitung von 150 unterschiedlichen Dokumententypen sahen sich die Verantwortlichen mit rechtlichen Fragestellungen konfrontiert, wie der Notwendigkeit der Aufbewahrung spezifischer Dokumente oder der Verpflichtung von Unterschriften. Nachdem diese Unsicherheiten mithilfe des VdW ausgeräumt werden konnten, folgte die Entscheidung der Baugenossenschaft sowohl den internen Postumlauf als auch die Archivierung vollständig zu digitalisieren. „Durch eine umfassende Mitarbeiterschulung ist es uns durch die Digitalisierung gelungen, Arbeitsverzögerungen und Koordinationsaufwand zu minimieren. Eine klare organisatorische Zuständigkeit und genaue Verfahrensbeschreibungen waren entscheidende Weichenstellungen um diesen anspruchsvollen Prozess der Veränderung erfolgreich zu bewältigen.“, zeigt sich Marko McLachlan überzeugt, eine Verbesserung für die Baugenossenschaft herbeigeführt zu haben.

Das nächste Symposium „Perspektiven für Wohnungsgenossenschaften“ findet am 21. März 2018 statt.