Beratungsprojekt für die WGZ-Bank Westdeutsche Genossenschafts-Zentralbank eG

Konzeptionelle Erstellung eines Projektcontrolling für den Bereich OrganisationsEntwicklung & Systeme der WGZ-Bank Westdeutschen Genossenschafts-Zentralbank eG

In Zusammenarbeit mit dem Bereich OrganisationsEntwicklung und Systeme (OE&S) der WGZ-Bank Westdeutschen Genossenschafts-Zentralbank eG (WGZ) erstellte der Lehrstuhl für Controlling der Westfälischen Wilhelms-Universität ein Konzept zur Planung, Kontrolle und Koordination von Projekten.

Projektarbeiten gewinnen durch die erhöhte Dynamik in der Wirtschaftsentwicklung eine immer größere Bedeutung. Durch die hohe Anzahl an parallelen Projekten und der Gewissheit, nach Abschluss dieser weitere Projekte durchzuführen, erhöht sich die Notwendigkeit, diese Projektbündel zu steuern. Die Anforderungen an das Projektcontrolling des Bereiches OE&S der WGZ-Bank liegen zum einen im Umfeld des Einzel- und zum anderen im Multiprojektcontrolling. Auf der Einzelprojektebene kann die Vorgehensweise in drei Schritte gegliedert werden. Zunächst müssen die erfolgskritischen Werte geplant werden, um anschließend durch einen Plan-Ist-Vergleich den Projektverlauf zu kontrollieren. Neben dem (rückblickenden) Plan-Ist-Vergleich decken Trendanalysen zukünftige Entwicklungen ab. Im Rahmen der Plan- und Kontrollphasen sollen klassische betriebswirtschaftliche Projektmanagementinstrumente wie die Netzplantechnik oder die Meilensteintrendanalyse eingesetzt werden. Den Abschluß der Einzelprojektebene bildet die Dokumentationsphase, wobei hierunter sowohl die Archivierung von Ergebnissen (Dokumentation im engeren Sinne) als auch die Projektkommunikation (Dokumentation im weiteren Sinne) verstanden wird. Auf der höheren Ebene werden im Rahmen des Multiprojektcontrolling die Koordinationsaufgaben untersucht und durch die Verknüpfung zur Einzelprojektebene die Weitergabe entscheidungsrelevanter Informationen sichergestellt.

Die erste Phase des Beratungsprojektes (Februar bis August 2000) zeichnete sich durch eine intensive Zusammenarbeit zwischen dem Projektteam und der Projektleitung aus. Innerhalb von Workshopserien wurden die für den Bereich OE&S der WGZ Bank relevanten Anforderungen an ein Einzel- und Multi-Projektcontrolling erarbeitet.

Die Ergebnisse dieser ersten Projektphase dienten als Grundlage für die Auswahlphase der entsprechenden EDV-Anwendung und Implementierung (August 2000 bis September 2001). Hierzu wurde zunächst ein umfangreicher Kriterienkatalog erstellt. Daraufhin erarbeitete das Projektteam zunächst eine Marktübersicht für Softwarelösungen im Bereich des Projektmanagement und -controlling, um aus den angebotenen Lösungen das für die Anforderungen der WGZ-Bank individuell beste Softwaretool auszuwählen. Im Rahmen des Beratungsprojektes wurde zusätzlich die Implementierungsphase durch den Lehrstuhl begleitet, in der es galt, die Software an die betriebsspezifischen Bedürfnisse der WGZ-Bank anzupassen. Dies geschah wieder im Zuge einer intensiven Kommunikation zwischen dem Projektteam und den betroffenen Nutzern in der Bank. Beim Customizing musste sichergestellt werden, daß die vielfältigen Programmoptionen in der Weise genutzt werden, dass der Projektplanungs- und controllingprozess in der WGZ-Bank bestmöglich unterstützt wird. Gleichzeitig kam dem Lehrstuhl für Controlling hier in Zusammenarbeit mit der WGZ-Bank die Aufgabe zu, die Programmkomplexität auf ein praktikables Maß zu reduzieren, um eine effiziente Projektarbeit zu gewährleisten. Zudem waren notwendige Anpassungen und Ergänzungen der Standardsoftware vorzunehmen.

In einem abschließenden Schritt wurde ein differenziertes Schulungskonzept erarbeitet, um die betriebswirtschaftlich bestmögliche Nutzung der verwendeten Softwarelösung zu ermöglichen. Abgestimmt auf die unterschiedlichen Nutzergruppen der Software in der WGZ-Bank entwarf das Projektteam mehrere Schulungsmodule, die didaktisch an die Bedürfnisse der einzelnen Anwender angepasst wurden. Hierdurch sollte ein angemessener Schulungsaufwand sowie die Akzeptanz auf Seiten der Anwender garantiert werden.

Von Seiten des Lehrstuhles begleiten Dipl.-Kfm. Andreas Siemes und Dipl.-Kfm. Klaus Segbers das Projekt. Ihre Aufgabe bestand darin, wissenschaftliche Ergebnisse im Bereich des Projektcontrolling und des Projektmanagement mit den individuellen Kundenanforderungen vor dem Hintergrund einer EDV-gestützten Umsetzung zu verknüpfen und ein didaktisch durchdachtes Schulungskonzept zu erarbeiten.

Ihr Ansprechpartner:
Dipl.-Kfm. Klaus Segbers (Tel.: 0251/83-22011, Fax: 0251/83-22018)